Sekilas tentang Manajemen Proyek (I)
Catatan: dokumen ini merupakan rangkuman pribadi (Bab 1-3) dari Project Management Body of Knowledge (PMBOK) ketika penulis mengambil mata kuliah Manajemen Proyek - Institut Teknologi Bandung (semester V, tahun 2013).
Sekilas tentang Manajemen Proyek (I)
Proyek
adalah sebuah usaha yang bersifat temporary
untuk membuat suatu produk yang unik, layanan, maupun suatu hasil yang ingin
dicapai. Temporary secara singkat
bisa diartikan bahwa suatu proyek pastilah mempunyai awal dan akhir. Proyek
sendiri memiliki keterhubungan dengan portofolio serta program. Portofolio
dapat diartikan sebagai kumpulan dari proyek, program, sub portofolio dan
operasi-operasi yang dikelola sebagai satu kesatuan untuk mencapai tujuan
strategis. Sedangkan program terdapat dalam sebuah portofolio (maupun sub
portofolio) dan terdiri dari sub program, proyek, maupun satuan kerja lainnya yang
dikelola dalam sebuah kordinat agar bisa menunjang sebuah portofolio. Sebuah
proyek yang berada dalam program maupun diluar program tetap bertujuan untuk
mendukung portofolio.
Manajemen
proyek adalah aplikasi dari pengetahuan, skill, kakas, dan teknik pada sebuah
aktivitas proyek untuk memenuhi kebutuhan proyek. Proses ini kemudian
dikelompokkan menjadi : initiating, planning, execution, monitoring and
controlling, closing. Ada beberapa faktor yang menjadi ukuran dari suaut
proyek, misalnya : ruang lingkup, kualitas, waktu, biaya, resiko dan sumber
daya. Terkait dengan manajemen proyek , perlu diperhatikan hubungan antara
portofolio, program, project, serta Organizational Project Management (OPM). OPM
adalah kerangka eksekusi strategi memanfaatkan manajemen proyek, program, dan
portofolio serta praktek yang memungkinkan organisasi untuk secara konsisten
dan diduga memberikan strategi organisasi menghasilkan kinerja yang lebih baik,
hasil yang lebih baik, dan keunggulan kompetitif yang berkelanjutan.
Manajemen operasi bertanggung jawab untuk mengawasi,
mengarahkan, dan mengendalikan operasi bisnis. Proyek dapat bersinggungan
dengan operasi di berbagai titik selama siklus hidup produk. Operasi adalah
upaya berkelanjutan untuk menghasilkan output berulang, seseorang akan
mengerjakan tugasnya berkali-kali. Hal ini berbeda dengan proyek, yang memiliki
batas awal dan batas akhir.
Nilai
bisnis adalah konsep unik, didefinisikan sebagai nilai seluruh bisnis, total
jumlah dari semua elemen yang berwujud dan tidak berwujud. Contoh unsur yang
berwujud termasuk aset moneter, perlengkapan, dan utilitas. Contoh elemen tidak
berwujud termasuk niat baik, pengakuan merek, dan merek dagang. Meskipun tidak
semua perusahaan berorientasi pada bisnis dan profit, semua perusahaan pastilah
menjalankan aktivitas bisnis. Selain itu terdapat pula istilah manajer proyek. Manajer
proyek adalah orang yang ditugaskan oleh organisasi melakukan untuk memimpin
tim sehingga tujuan bisa tercapai.
Budaya
yang ada dalam organisasi, bagaimana sturkturnya akan mempengaruhi performa
dari sebuah proyek. Begitupula sebaliknya, proyek bisa mempengaruhi keadaan
dari suatu organisasi. Budaya organisasi biasa terbentuk dari pengalaman kerja
dari para pemangku kebutuhan di dalam organisasi tersebut. Selain itu keberhasilan manajemen proyek dalam suatu organisasi sangat tergantung pada
gaya komunikasi organisasi yang efektif . Faktor lainnya adalah struktur organisasi,
yaitu sebuah faktor lingkungan dari perusahaan yang dapat mempengaruhi ketersediaan sumber daya dan mempengaruhi bagaimana proyek dilakukan. Dari segi struktur
organisasi, bisa dibagi menjadi : fungsional, matrix (weak, moderate, strong), serta projectize. Aset proses organisasi adalah adalah rencana, proses, kebijakan, prosedur, dan
basis pengetahuan khusus untuk
dan digunakan oleh
organisasi. Aset proses organisasi
dapat dikelompokkan menjadi
dua kategori: proses dan prosedur,
dan basis pengetahuan perusahaan. Selain itu, ketika berbicara mengenai
faktor lingkungan perusahaan, hal ini mengacu pada kondisi tertentu, tidak di
bawah kendali tim proyek, pengaruh pihak lain, batasan-batasan, atau arahan
yang diberikan kepada proyek.
Stakeholder (pemangku kebutuhan) adalah
individu, kelompok maupun organisasi yang mempunyai pengaruh, atau akan
terpengaruh dalam pengambilan keputusam, aktifitas, atupun keluaran dari sebuah
proyek. Stakeholder akan aktif dalam proses pengembangan proyek, atau dalam
sisi lainnya mempunyai pengaruh positif atau negatif terhadap performa atau
kelengkapan dari proyek tersebut. Tata kelola proyek adalah fungsi pengawasan
yang sejalan dengan model tata organisasi dan yang mencakup siklus hidup
proyek. Tim proyek mencakup manajer proyek, staf manajemen proyek, dan anggota
tim lain yang melaksanakan pekerjaan (tetapi belum tentu terlibat dengan
manajemen proyek). Adapula istilah mengenai siklus hidup proyek, hal ini adalah
fase-fase yang dilewati sebuah proyek dari pertama diinisialisasi hingga proyek
tersebut mencapai tahap akhir.
Sebuah proyek dapat dibagi menjadi
sejumlah tahapan. Sebuah fase proyek adalah kumpulan kegiatan proyek yang
berkaitan secara logis. Struktur fase memperbolehkan proyek dibagi maenjadi
segmen-segmen tertentu kedalam logical
subsets
untuk lebih mempermudah proses manajemen, proses perencanaan dan kontrol.
Ketika sebuah proyek mempunyai lebih dari satu fase, fase ini akan menjadi
bagian umum dari proses sekuensial untuk memastikan kontrol yang tepat dalam
proyek. Terdapat beberapa jenis fase-fase pengerjaan proyek, diantaranya : Phase-to-phase Relationship (Sequential and overlapping), Predictive Life
Cycles, Iterative and Incremental Life Cycles, Adative Life Cycles. Iterative
and Incremental Life Cycles, dan Predictive
Life Cycles.
Proses adalah kumpulan dari aksi-aski
yang saling terkait dan aktivitas untuk membuat pre-specified product, service ataupun result. Secara sederhana
proses adalah membuat input menjadi output yang diinginkan. Proses manajemen
proyek disajikan sebagai elemen
diskrit dengan antarmuka yang terdefinisi dengan baik. Namun, dalam praktiknya, dalam proses ini terjadi tumpang tindih. Secara
umum kelompok proses yang terjadi dalam manajemen proyek adalah : initiating, planning, executing, monitoring and controlling, serta closing. Kelima Proses
Grup memiliki dependensi yang jelas dan biasanya dilakukan dalam setiap proyek dan sangat berinteraksi satu sama lain.
The initiating process group terdiri dari proses-proses yang
dilakukan untuk mendefinisikan sebuah
proyek baru atau sebuah fase baru
dari proyek yang sudah ada dengan memperoleh izin untuk
memulai proyek atau fase. The Planning Process Group terdiri
dari proses-proses yang dilakukan untuk menetapkan jumlah ruang lingkup usaha,
mendefinisikan dan menyempurnakan
tujuan, dan mengembangkan tindakan yang diperlukan untuk mencapai
tujuan tersebut. Manfaat utama kelompok
proses ini adalah untuk menggambarkan strategi dan taktik serta tindakan atau jalan
untuk berhasil menyelesaikan proyek
atau fase. The
Executing Process Group terdiri dari proses-proses yang dilakukan untuk
menyelesaikan pekerjaan yang ditetapkan dalam rencana manajemen proyek untuk
memenuhi spesifikasi proyek. Monitoring and Controlling Process Group
proses-proses yang diperlukan untuk melacak, meninjau, dan mengatur kemajuan
dan kinerja proyek; mengidentifikasi area di mana perubahan rencana yang
diperlukan, dan memulai perubahan yang sesuai. Closing Process Group
terdiri dari proses-proses yang dilakukan untuk menyimpulkan semua kegiatan di
semua kelompok proses manajemen proyek untuk secara resmi menyelesaikan proyek,
fase, atau kewajiban kontrak.
Selama
keberlangsungan siklus hidup proyek, banyak data dan informasi yang
dikumpulkan, dianalisis, ditransformasikan dan didistribusikan dalam berbagai
format oleh anggota tim proyek dan stakeholder lainnya. Data proyek adalah
hasil dari berbagai proses yang dibagikan dalam tim proyek. Data ini kemudian
diolah menjadi informasi.
47 proses manajemen proyek
yang terdefinisi dikelompokkan ke dalam sepuluh area pengetahuan. Sebuah area
Pengetahuan merupakan satu set lengkap konsep, istilah, dan kegiatan yang
membentuk sebuah bidang profesional, bidang manajemen proyek, atau bidang
spesialisasi. Kesepuluh Area Pengetahuan yang digunakan pada sebagian besar
proyek.
0 komentar