Sekilas tentang Manajemen Proyek (I)

Catatan: dokumen ini merupakan rangkuman pribadi (Bab 1-3) dari Project Management Body of Knowledge (PMBOK) ketika penulis mengambil mata kuliah Manajemen Proyek -  Institut Teknologi Bandung (semester V,  tahun 2013).

Sekilas tentang Manajemen Proyek (I)

Proyek adalah sebuah usaha yang bersifat temporary untuk membuat suatu produk yang unik, layanan, maupun suatu hasil yang ingin dicapai. Temporary secara singkat bisa diartikan bahwa suatu proyek pastilah mempunyai awal dan akhir. Proyek sendiri memiliki keterhubungan dengan portofolio serta program. Portofolio dapat diartikan sebagai kumpulan dari proyek, program, sub portofolio dan operasi-operasi yang dikelola sebagai satu kesatuan untuk mencapai tujuan strategis. Sedangkan program terdapat dalam sebuah portofolio (maupun sub portofolio) dan terdiri dari sub program, proyek, maupun satuan kerja lainnya yang dikelola dalam sebuah kordinat agar bisa menunjang sebuah portofolio. Sebuah proyek yang berada dalam program maupun diluar program tetap bertujuan untuk mendukung portofolio.

Manajemen proyek adalah aplikasi dari pengetahuan, skill, kakas, dan teknik pada sebuah aktivitas proyek untuk memenuhi kebutuhan proyek. Proses ini kemudian dikelompokkan menjadi : initiating, planning, execution, monitoring and controlling, closing. Ada beberapa faktor yang menjadi ukuran dari suaut proyek, misalnya : ruang lingkup, kualitas, waktu, biaya, resiko dan sumber daya. Terkait dengan manajemen proyek , perlu diperhatikan hubungan antara portofolio, program, project, serta Organizational Project Management (OPM). OPM adalah kerangka eksekusi strategi memanfaatkan manajemen proyek, program, dan portofolio serta praktek yang memungkinkan organisasi untuk secara konsisten dan diduga memberikan strategi organisasi menghasilkan kinerja yang lebih baik, hasil yang lebih baik, dan keunggulan kompetitif yang berkelanjutan.

 Manajemen operasi bertanggung jawab untuk mengawasi, mengarahkan, dan mengendalikan operasi bisnis. Proyek dapat bersinggungan dengan operasi di berbagai titik selama siklus hidup produk. Operasi adalah upaya berkelanjutan untuk menghasilkan output berulang, seseorang akan mengerjakan tugasnya berkali-kali. Hal ini berbeda dengan proyek, yang memiliki batas awal dan batas akhir.

Nilai bisnis adalah konsep unik, didefinisikan sebagai nilai seluruh bisnis, total jumlah dari semua elemen yang berwujud dan tidak berwujud. Contoh unsur yang berwujud termasuk aset moneter, perlengkapan, dan utilitas. Contoh elemen tidak berwujud termasuk niat baik, pengakuan merek, dan merek dagang. Meskipun tidak semua perusahaan berorientasi pada bisnis dan profit, semua perusahaan pastilah menjalankan aktivitas bisnis. Selain itu terdapat pula istilah manajer proyek. Manajer proyek adalah orang yang ditugaskan oleh organisasi melakukan untuk memimpin tim sehingga tujuan bisa tercapai.

Budaya yang ada dalam organisasi, bagaimana sturkturnya akan mempengaruhi performa dari sebuah proyek. Begitupula sebaliknya, proyek bisa mempengaruhi keadaan dari suatu organisasi. Budaya organisasi biasa terbentuk dari pengalaman kerja dari para pemangku kebutuhan di dalam organisasi tersebut. Selain itu keberhasilan manajemen proyek dalam suatu organisasi sangat tergantung pada gaya komunikasi organisasi yang efektif . Faktor lainnya adalah struktur organisasi, yaitu sebuah faktor lingkungan dari perusahaan yang dapat mempengaruhi ketersediaan sumber daya dan mempengaruhi bagaimana proyek dilakukan. Dari segi struktur organisasi, bisa dibagi menjadi : fungsional, matrix (weak, moderate, strong), serta projectize. Aset proses organisasi adalah adalah rencana, proses, kebijakan, prosedur, dan basis pengetahuan khusus untuk dan digunakan oleh organisasi. Aset proses organisasi dapat dikelompokkan menjadi dua kategori: proses dan prosedur, dan basis pengetahuan perusahaan. Selain itu, ketika berbicara mengenai faktor lingkungan perusahaan, hal ini mengacu pada kondisi tertentu, tidak di bawah kendali tim proyek, pengaruh pihak lain, batasan-batasan, atau arahan yang diberikan kepada proyek.

Stakeholder (pemangku kebutuhan) adalah individu, kelompok maupun organisasi yang mempunyai pengaruh, atau akan terpengaruh dalam pengambilan keputusam, aktifitas, atupun keluaran dari sebuah proyek. Stakeholder akan aktif dalam proses pengembangan proyek, atau dalam sisi lainnya mempunyai pengaruh positif atau negatif terhadap performa atau kelengkapan dari proyek tersebut. Tata kelola proyek adalah fungsi pengawasan yang sejalan dengan model tata organisasi dan yang mencakup siklus hidup proyek. Tim proyek mencakup manajer proyek, staf manajemen proyek, dan anggota tim lain yang melaksanakan pekerjaan (tetapi belum tentu terlibat dengan manajemen proyek). Adapula istilah mengenai siklus hidup proyek, hal ini adalah fase-fase yang dilewati sebuah proyek dari pertama diinisialisasi hingga proyek tersebut mencapai tahap akhir.

Sebuah proyek dapat dibagi menjadi sejumlah tahapan. Sebuah fase proyek adalah kumpulan kegiatan proyek yang berkaitan secara logis. Struktur fase memperbolehkan proyek dibagi maenjadi segmen-segmen tertentu kedalam logical subsets untuk lebih mempermudah proses manajemen, proses perencanaan dan kontrol. Ketika sebuah proyek mempunyai lebih dari satu fase, fase ini akan menjadi bagian umum dari proses sekuensial untuk memastikan kontrol yang tepat dalam proyek. Terdapat beberapa jenis fase-fase pengerjaan proyek, diantaranya : Phase-to-phase Relationship (Sequential and overlapping), Predictive Life Cycles, Iterative and Incremental Life Cycles, Adative Life Cycles. Iterative and Incremental Life Cycles, dan Predictive Life Cycles.

Proses adalah kumpulan dari aksi-aski yang saling terkait dan aktivitas untuk membuat pre-specified product, service ataupun result.  Secara sederhana proses adalah membuat input menjadi output yang diinginkan. Proses manajemen proyek disajikan sebagai elemen diskrit dengan antarmuka yang terdefinisi dengan baik. Namun, dalam praktiknya, dalam proses ini terjadi tumpang tindih. Secara umum kelompok proses yang terjadi dalam manajemen proyek adalah : initiating, planning, executing, monitoring and controlling, serta closing. Kelima Proses Grup memiliki dependensi yang jelas dan biasanya dilakukan dalam setiap proyek dan sangat berinteraksi satu sama lain.

The initiating process group terdiri dari proses-proses yang dilakukan untuk mendefinisikan sebuah proyek baru atau sebuah fase baru dari proyek yang sudah ada dengan memperoleh izin untuk memulai proyek atau fase. The Planning Process Group terdiri dari proses-proses yang dilakukan untuk menetapkan jumlah ruang lingkup usaha, mendefinisikan dan menyempurnakan tujuan, dan mengembangkan tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Manfaat utama kelompok proses ini adalah untuk menggambarkan strategi dan taktik serta tindakan atau jalan untuk berhasil menyelesaikan proyek atau fase. The Executing Process Group terdiri dari proses-proses yang dilakukan untuk menyelesaikan pekerjaan yang ditetapkan dalam rencana manajemen proyek untuk memenuhi spesifikasi proyek. Monitoring and Controlling Process Group proses-proses yang diperlukan untuk melacak, meninjau, dan mengatur kemajuan dan kinerja proyek; mengidentifikasi area di mana perubahan rencana yang diperlukan, dan memulai perubahan yang sesuai. Closing Process Group terdiri dari proses-proses yang dilakukan untuk menyimpulkan semua kegiatan di semua kelompok proses manajemen proyek untuk secara resmi menyelesaikan proyek, fase, atau kewajiban kontrak.

Selama keberlangsungan siklus hidup proyek, banyak data dan informasi yang dikumpulkan, dianalisis, ditransformasikan dan didistribusikan dalam berbagai format oleh anggota tim proyek dan stakeholder lainnya. Data proyek adalah hasil dari berbagai proses yang dibagikan dalam tim proyek. Data ini kemudian diolah menjadi informasi.

47 proses manajemen proyek yang terdefinisi dikelompokkan ke dalam sepuluh area pengetahuan. Sebuah area Pengetahuan merupakan satu set lengkap konsep, istilah, dan kegiatan yang membentuk sebuah bidang profesional, bidang manajemen proyek, atau bidang spesialisasi. Kesepuluh Area Pengetahuan yang digunakan pada sebagian besar proyek.