Sekilas tentang Manajemen Proyek (II)
Catatan: dokumen ini merupakan rangkuman pribadi (Bab 4 dan 5) dari Project Management Body of Knowledge (PMBOK) ketika penulis mengambil mata kuliah Manajemen Proyek - Institut Teknologi Bandung (semester V, tahun 2013).
Sekilas tentang Manajemen Proyek (II)
Project Integration
Management mencakup proses dan kegiatan untuk
mengidentifikasi, menentukan, menggabungkan, menyatukan, dan mengkoordinasikan
berbagai proses dan kegiatan manajemen proyek dalam kelompok proses manajemen
proyek. Dalam konteks manajemen proyek, integrasi merupakan ciri-ciri dari
penyatuan, kosolidasi, komunikasi, kesatuan aksi yang sangat krusial untuk
mengotrol eksekusi proyek sehingga mencapai tujuan proyek yang diinginkan.
Kegiatan ini dibagi menjadi enam proses utama.
Develop
Project Charter adalah proses pengembangan sebuah
dokumen yang secara resmi untuk mengesahkan keberadaan proyek dan menunjuk manajer
proyek dengan otoritas untuk menerapkan sumber daya organisasi untuk kegiatan
proyek. Manfaat utama dari proses ini adalah dimulainya proyek dengan definisi
yang jelas, serta terciptanya batasan proyek. Ditambah dengan terciptanya
dokumentasi formal terkait proyek baru, sehingga memicu senior manajemen untuk
menerima dan berkomitmen dengan proyek ini. Develop Project Management Plan
adalah proses mendefinisikan, menyiapkan, dan mengkoordinasikan semua
rencana tambahan/cabang, kemudian mengintegrasikan mereka kedalam sebuah proyek
manajemen yang komprehensif. Dengan
adanya proses ini maka diharapan dokumen utama yang menjadi basis dari
keseluruhan area proyek akan terdefinisi. Direct and Manage Project Work adalah
proses meimpin dan mengeksekusi kerja-kerja yang telah terdefinisi dari rencana
proyek manajemen, kemudiam mengimplementasikan perubahan yang telah disetujui
untuk mencapai tujuan objektif.
Monitor
and Control Project Work
adalah proses melacak, meninjau, dan melaporkan
kemajuan proyek terhadap kesesuainnya dalam lingkup yang telah disetujui pada
rencana manajemen proyek. Manfaat utama dari proses ini adalah membuat
stakeholder memahami keadaan proyek yang sebenarnya, bisa memahami langkah apa
yang telah diambil, memahami biaya, jadwal, lingkup dll. Perform Integrated Change Control
adalah proses meninjau semua permintaan perubahan, menyetujui perubahan
dan mengelola perubahan kiriman, aset proses organisasi, dokumen proyek, dan
rencana manajemen proyek, dan mengkomunikasikan disposisi mereka. Close
Project or Phase adalah proses untuk melakukan finalisasi terhadap
seluruh aktifitas yang terdapat didalam kelompok manajemen proyek untuk secara
formal menyelesaikan fase atau proyek.
Project Scope Management
terdiri dari proses yang dibutuhkan untuk memastikan bahwa proyek tersebut
telah terdiri dari seluruh kerja yang dibutuhkan untuk melengkapi keberhasilan
proyek. Memanej lingkup proyek secara
sederhana memiliki konsern untuk mendefinisikan dan mengontrol apa yang harus
ada dan tidak dalam kegiatan proyek.
Proses
dari Project Scope Management terdiri
dari beberapa hal, dimulai dari Plan Scope
Management. Ini adalah proses untuk membuat sebuah rencana manajemen lingkup
yang mendokumentasikan bagaimana lingkup tersebut akan didefinisikaan
divalidasi dan dikontrol. Selanjutnya adalah Collect Requierments, ini adalah proses untuk menentukan,
mendokumentasikan dan memanej kebutuhan dan keinginan stakeholder untuk mencapai tujuan proyek. Langkah selanjutnya
adalah Define Scope, yaitu proses untuk mengembangkan deskripsi detail
dari proyek dan produk. Kunci utama dari proses ini adalah mendeskripsikan
proyek, layanan, atau hasil batasan dengan mendefinisikan kebutuhan yang
termasuk dan tidak termasuk dalam lingkup proyek.
Akan
ada tiga langkah selanjutnya dalam Project
Scope Management. Yaitu dilanjutkan dengan Create Work Breakdown Structure
(WBS), ini adalah proses membagi keberterimaan proyek dan area kerja
proyek kedalam area yang lebih kecil, hal ini dilakukan agar lebih mudah memanej
komponen dalam proyek tersebut. WBS sendiri adalah hasil dekomposisi secara
hirarki dari keseluruhan lingkup kerja yang dibawa oleh tim proyek untuk bisa
memenuhi tujuan proyek. Validate Scope adalah proses untuk
memformalkan keberterimaan dari project
deliverables yang sudah lengkap. Manfaat utama dari proses ini adalah
membawa sifat objektif untuk keberterimaan proses dan meningkatkan kesempatan
produk jadi, layanan dan hasil bisa diterima dengan baik dengan memvalidasinya
terlebih dahulu. Validasi disini bisa diartikan dengan kesesuaian dengan
kondisi real (misalnya tipe data, format, dll.). Bagian terakhir adalah Control
Scope, yaitu proses memonitor
status dari lingkup proyek dan produk dan memanej perubahan dalam lingkup
dasar. Manfaat utama dari proses ini adalah memberikan kesempatan pada lingkup
dasar untuk dilakukan perawatan/perbaikan. Mengontrol ruang lingkup proyek
mempunyai arti bahwa kita memastikan semua perubahan yang diminta telah
diproses dan ditindak lanjuti. Selan itu, tindakan korektif dan preventif perlu
diperhatikan selama proses kontrol ini.
Keseluruhan
proses ini melibatkan komponen input, teknik dan alat, serta output dari setiap
tahapnya. Tentu saja ketiga komponen tersebut berbeda sesuai proses yang
berjalan. Kadang kala output dari suau proses bisa menjadi input pada proses
lainnya.
0 komentar