Sekilas tentang Manajemen Proyek (II)

Catatan: dokumen ini merupakan rangkuman pribadi (Bab 4 dan 5) dari Project Management Body of Knowledge (PMBOK) ketika penulis mengambil mata kuliah Manajemen Proyek -  Institut Teknologi Bandung (semester V,  tahun 2013).

Sekilas tentang Manajemen Proyek (II)

Project Integration Management mencakup proses dan kegiatan untuk mengidentifikasi, menentukan, menggabungkan, menyatukan, dan mengkoordinasikan berbagai proses dan kegiatan manajemen proyek dalam kelompok proses manajemen proyek. Dalam konteks manajemen proyek, integrasi merupakan ciri-ciri dari penyatuan, kosolidasi, komunikasi, kesatuan aksi yang sangat krusial untuk mengotrol eksekusi proyek sehingga mencapai tujuan proyek yang diinginkan. Kegiatan ini dibagi menjadi enam proses utama.

Develop Project Charter adalah proses pengembangan sebuah dokumen yang secara resmi untuk mengesahkan keberadaan proyek dan menunjuk manajer proyek dengan otoritas untuk menerapkan sumber daya organisasi untuk kegiatan proyek. Manfaat utama dari proses ini adalah dimulainya proyek dengan definisi yang jelas, serta terciptanya batasan proyek. Ditambah dengan terciptanya dokumentasi formal terkait proyek baru, sehingga memicu senior manajemen untuk menerima dan berkomitmen dengan proyek ini. Develop Project Management Plan adalah proses mendefinisikan, menyiapkan, dan mengkoordinasikan semua rencana tambahan/cabang, kemudian mengintegrasikan mereka kedalam sebuah proyek manajemen yang  komprehensif. Dengan adanya proses ini maka diharapan dokumen utama yang menjadi basis dari keseluruhan area proyek akan terdefinisi. Direct and Manage Project Work adalah proses meimpin dan mengeksekusi kerja-kerja yang telah terdefinisi dari rencana proyek manajemen, kemudiam mengimplementasikan perubahan yang telah disetujui untuk mencapai tujuan objektif.

Monitor and Control Project Work adalah proses melacak, meninjau, dan melaporkan kemajuan proyek terhadap kesesuainnya dalam lingkup yang telah disetujui pada rencana manajemen proyek. Manfaat utama dari proses ini adalah membuat stakeholder memahami keadaan proyek yang sebenarnya, bisa memahami langkah apa yang telah diambil, memahami biaya, jadwal, lingkup dll. Perform Integrated Change Control adalah proses meninjau semua permintaan perubahan, menyetujui perubahan dan mengelola perubahan kiriman, aset proses organisasi, dokumen proyek, dan rencana manajemen proyek, dan mengkomunikasikan disposisi mereka. Close Project or Phase adalah proses untuk melakukan finalisasi terhadap seluruh aktifitas yang terdapat didalam kelompok manajemen proyek untuk secara formal menyelesaikan fase atau proyek.

Project Scope Management terdiri dari proses yang dibutuhkan untuk memastikan bahwa proyek tersebut telah terdiri dari seluruh kerja yang dibutuhkan untuk melengkapi keberhasilan proyek. Memanej lingkup proyek  secara sederhana memiliki konsern untuk mendefinisikan dan mengontrol apa yang harus ada dan tidak dalam kegiatan proyek.

Proses dari Project Scope Management terdiri dari beberapa hal, dimulai dari Plan Scope Management. Ini adalah proses untuk membuat sebuah rencana manajemen lingkup yang mendokumentasikan bagaimana lingkup tersebut akan didefinisikaan divalidasi dan dikontrol. Selanjutnya adalah Collect Requierments, ini adalah proses untuk menentukan, mendokumentasikan dan memanej kebutuhan dan keinginan stakeholder untuk mencapai tujuan proyek. Langkah selanjutnya adalah Define Scope, yaitu proses untuk mengembangkan deskripsi detail dari proyek dan produk. Kunci utama dari proses ini adalah mendeskripsikan proyek, layanan, atau hasil batasan dengan mendefinisikan kebutuhan yang termasuk dan tidak termasuk dalam lingkup proyek.

Akan ada tiga langkah selanjutnya dalam Project Scope Management. Yaitu dilanjutkan dengan Create Work Breakdown Structure (WBS), ini adalah proses membagi keberterimaan proyek dan area kerja proyek kedalam area yang lebih kecil, hal ini dilakukan agar lebih mudah memanej komponen dalam proyek tersebut. WBS sendiri adalah hasil dekomposisi secara hirarki dari keseluruhan lingkup kerja yang dibawa oleh tim proyek untuk bisa memenuhi tujuan proyek. Validate Scope adalah proses untuk memformalkan keberterimaan dari project deliverables yang sudah lengkap. Manfaat utama dari proses ini adalah membawa sifat objektif untuk keberterimaan proses dan meningkatkan kesempatan produk jadi, layanan dan hasil bisa diterima dengan baik dengan memvalidasinya terlebih dahulu. Validasi disini bisa diartikan dengan kesesuaian dengan kondisi real (misalnya tipe data, format, dll.). Bagian terakhir adalah Control Scope,  yaitu proses memonitor status dari lingkup proyek dan produk dan memanej perubahan dalam lingkup dasar. Manfaat utama dari proses ini adalah memberikan kesempatan pada lingkup dasar untuk dilakukan perawatan/perbaikan. Mengontrol ruang lingkup proyek mempunyai arti bahwa kita memastikan semua perubahan yang diminta telah diproses dan ditindak lanjuti. Selan itu, tindakan korektif dan preventif perlu diperhatikan selama proses kontrol ini.

Keseluruhan proses ini melibatkan komponen input, teknik dan alat, serta output dari setiap tahapnya. Tentu saja ketiga komponen tersebut berbeda sesuai proses yang berjalan. Kadang kala output dari suau proses bisa menjadi input pada proses lainnya.