Sekilas tentang Manajemen Proyek (III)

Catatan: dokumen ini merupakan rangkuman pribadi (Bab 6 dan 7) dari Project Management Body of Knowledge (PMBOK) ketika penulis mengambil mata kuliah Manajemen Proyek -  Institut Teknologi Bandung (semester V,  tahun 2013).

Bab 6 : Project Time Management

Project Time Management dibagi menjadi beberapa proses. Yang pertama adalah Plan Schedule Management, yaitu proses untuk membuat kebijakan, prosedur, dokumentasi untuk melakukan perencanaan, pengembangan, manajemen, eksekusi dan mengontrol waktu proyek. Manfaat utama dari proses ini adalah memberikan panduan dan arah bagaimana jadwal proyek akan dikelola selama keberlangsungan proyek. Proses kedua adalah Define Activities, yaitu proses mendefinisakan dan mendokumentasikan aksi spesifik yang akan dilakukan untuk memproduksi hasil proyek. Manfaat utama dari proses ini adalah memecah paket pekerjaan kedalam aktivitas yang memberikan dasar untuk estimasi, penjadwalan, eksekusi, monitoring, dan mengontrol kerja proyek. Outpt utama dari proses ini adalah daftar kegiatan lengkap, yang mencakup jadwal keseluruhan aktivitas yang akan dilakukan dalam proyek.

Proses ketiga adalah Sequence Activities, adalah proses mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan antar aktivitas proyek. Manfaat utama daru proses ini adalah mendifinisikan urutan logis pekerjaan untuk memperoleh efisiensi terbesar dari setiap penelesaian masalah yang ada. Salah satu tools yang dipergunakan dalam membuat Sequence Activitiesb adalah predence diagram method (PDM), yaitu sebuah teknik yang digunakan untuk membuat model jadwal dimana sebuah aktivitas direspresentsaikan dengan node yang dihubungkan dengan satu atau lebih logical relationships. Hubungan antar node tersebut dibagi menjadi empat bagian : Finish-to-start (FS), Finish-to-finish(FF), Start-toStart(SS), Start-to-finish (SF).

Proses selanjutnya adalah Estimate Activity Resource, adalah proses memperkirakan tipe dan jumlah dari material, sumber daya manusia, peralatan, atau persediaan yang dibutuhkan untuk melaksanakan semua aktivitas yang telah didefinisikan. Manfaat utama dari proses ini adalah mengidentifikasi tipe, jumlah, dan karakteristik dari sumber daya yang dibutuhkan untuk melengkapi aktivitas, yang dapat meningkatkan akurasi dari biaya dan durasi yang dperkirakan. The Estimate Activity Resources process sangat erat kaitannya dengan proses memperkirikan biaya yang dibutuhkan. Hasil utama yang diperoleh dari proses ini adalah kebutuhan aktivitas yang telah terdefinisi tipe dan jumlahnya.

Estimate Activity Durations adalah proses memperkirakan jumlah dari periode kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan aktivitas individual. Perkiraan periode kerja ini akan dikombinasikan dengan perkiraan penggunaan sumber daya. Tujuan utama dari proses ini adalah menyediakan jumlah dari waktu yang diperlukan untuk setiap kegiatan yang akan diselesaikan. Hal ini akan menjadi input utama dalam mengembangkan proses penjadwalan. Memperkirakan waktu dari kegiatan menggunakan informasi dari lingkup aktivitas kerja,  kebutuhan sumberdaya yang dibutuhkan, perkiraan jumlah sumber daya, serta kalender sumberdaya.

Develop schedule adalah proses menganalisis urutan aktivitas, durasi, kebutuhan sumber daya, dan kendala-kendala yang mungkin muncul dalam penjadwalan. Analisis ini digunakan untuk membuat model jadwal proyek. Manfaat utama dari proses ini adalah memasukkan jadwal aktivitas, durasi, sumber daya, ketersediaan sumber daya, dan hubungan logika kedalam kakas penjadwalan. Kakas ini nantinya akan menghasilkan model jadwal yang telah direncanakan tanggalnya untuk menyelesaikan aktivitas proyek.

Setelah mempunyai rencana penjadwalan, maka langkah selanjutnya adalah mengeksekusi kegiatan proyek sesuai perencanaan tersebut. Oleh karena itu diperlukan Control Schedule, yaitu proses mengawasi status dari kegiatan proyek untuk memperbarui kemajuan proyek dan mengendalikan perubahan yang terjadi dari jadwal awal untuk mencapai tujuan dari rencana. Manfaat utama dari proses ini adalah menyediakan sarana untuk mengenali penyimpangan dari rencana dan mengambil tindakan korektif dan preventif dkemudian meminimkan resiko yang bisa terjadi.

Bab 7 : Project Cost Management

Project Cost Management termasuk proses yang didalamnya terdiri dari proses merencanakan, memperkirakan, menganggarkan, mendanai, mengelolam dan mengontrol biaya yang diperlukan sehingga proyek bisa berjalan dengan dana yang sudah disetujui. Dalam beberapa proyek dalam lingkup yang lebih kecil, memperkirakan biaya dan menggarkan biaya dapat digabung menjadi satu proses yang bisa ditangani oleh satu orang dengan periode waktu yang relatif singkat.

Proses pertama yang harus dilakukan adalah Plan Cost Management, yaitu proses yang menetapkan kebijakan, prosedur, dan dokumentasi untuk perencanaan, mengelola, memperluas dan mengelola biaya proyek. Manfaat utama dari proses ini adalah memberikan panduan dan arahan bagaimana biaya proyek akan dikelola dalam pengembangan proyek. Keluaran utama dari proses ini adalah Cost Management Plan, yaitu kompenen dari perencanaan proyek manajemen yang menjelaskan bagaimana biaya proyek akan direncanakan, disusun, dan dikontrol. Proses manajemen biaya serta segala sesuatu yang berhubungan dengannya (terkait kakas dan teknik) terdokumentasikan dalam Cost Management Plan.

Estimate Costs adalah proses pengembangan perkiraan dari sumberdaya moneter yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan proyek. Manfaat utama dari proses ini adalah menentukan jumlah dari biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan. Perkiraan biaya adalah prediksi yang didasari dari informasi yang diketahui pada suatu titik tertentu. Kegiatan yang termasuk perkiraan biaya adalah mengidentifikasi dan menyediakan biaya alternatif untuk memulai dan menyelesaikan proyek. Perkiraan biaya secara umum dinyatakan dalam satuan mata uang (misalnya dollar, euro, rupiah, yen dll). Meskipun demikian, dalam beberapa kasus seringkali perkiraan biaya dinyatakan dalam satuan lainnya.

Proses ketiga yang harus dilakukan adalah Determine Budget, proses ini merupakan proses yang sangat penting, karena pada proses ini kita akan menentukan Rencana Anggaran Belanjar (RAB) dari perkiraan biaya yang telah diperoleh pada proses sebelumnya. Definisi formal dari kegiatna ini adalah proses menggabungkan estimasi biaya dari setiap kegiatan individu dan paket-paket kerja untuk menentukan biaya awal yang telah disahkan. Manfaat utama dari proses ini adalah menentukan biaya awal yang diperlukan sehingga dapat dimonitor dan dikontrol. Yang termasuk dalam anggaran proyek adalah semua dana berwenang untuk mengeksekusi proyek. Biaya dasar (cost baseline) adalah versi yang telah disetujui dari waktu bertahap anggaran proyek.

Output utama dari proses ini adalah cost baseline, dimana anggaran proyek ini telah disetujui secara formal pihak manajemen. Cost baseline hanya bisa diubah dengan prosedur perubahan formal dan digunakan sebagai dasar untuk perbandingan dengan hasil yang aktual. Ini dekembangkan sebagai penjumlahan dari anggaran yang telah disetujui dari jadwal kegiatan yang berbeda-beda. Gambar dibawah ini memperlihatkan komponen dari anggaran biaya :

Proses terakhir dalam manajemen waktu proyek adalah Control Cost, yaitu proses mengawasi status proyek untk melakukan update terhadap biaya proyek, sehingga bisa mengelola perubahan pada biaya dasaryang telah disepakati. Manfaat utama dari proses ini adalah memberikan pengetahuan terhadap variasi rencana yang dapat dilakukan agar bisa mengambik aksi korektif, dan meminimalkan resiko yang dapat terjadi dalam proyek.

Memperbarui anggaran memerlukan pengetahuan mengenai anggaran yang telah dihabiskan sampai suatu titik tertentu. Setiap perubahan untuk anggaran yang berwenang hanya dapat disetujui melalui metode Integrated Change Control Process. Kunci dari pengelolaan biaya yang efektif adalah manajemen dari biaya dasar yang telah disetujui serta perubahan dari biaya dasar tersebut. Salah satu tools yang dipakai dalam proses ini adalah Earned Value Management (EVM), yaitu sebuah metodologi yang mengkombinasikan lingkup, jadwal dan ukuran sumberdaya untuk mengetahui performa dan progress dari sebuah proyek.