Sekilas tentang Manajemen Proyek (III)
Catatan: dokumen ini merupakan rangkuman pribadi (Bab 6 dan 7) dari Project Management Body of Knowledge (PMBOK) ketika penulis mengambil mata kuliah Manajemen Proyek - Institut Teknologi Bandung (semester V, tahun 2013).
Bab 6 : Project Time Management
Project
Time Management dibagi menjadi beberapa
proses. Yang pertama adalah Plan Schedule Management, yaitu
proses untuk membuat kebijakan, prosedur, dokumentasi untuk melakukan
perencanaan, pengembangan, manajemen, eksekusi dan mengontrol waktu proyek. Manfaat
utama dari proses ini adalah memberikan panduan dan arah bagaimana jadwal
proyek akan dikelola selama keberlangsungan proyek. Proses kedua adalah Define
Activities, yaitu proses
mendefinisakan dan mendokumentasikan aksi spesifik yang akan dilakukan untuk
memproduksi hasil proyek. Manfaat utama dari proses ini adalah memecah paket
pekerjaan kedalam aktivitas yang memberikan dasar untuk estimasi, penjadwalan,
eksekusi, monitoring, dan mengontrol kerja proyek. Outpt utama dari proses ini
adalah daftar kegiatan lengkap, yang mencakup jadwal keseluruhan aktivitas yang
akan dilakukan dalam proyek.
Proses
ketiga adalah Sequence Activities, adalah proses mengidentifikasi dan mendokumentasikan
hubungan antar aktivitas proyek. Manfaat utama daru proses ini adalah
mendifinisikan urutan logis pekerjaan untuk memperoleh efisiensi terbesar dari
setiap penelesaian masalah yang ada. Salah satu tools yang dipergunakan dalam membuat
Sequence
Activitiesb adalah predence
diagram method (PDM), yaitu sebuah teknik yang digunakan untuk membuat
model jadwal dimana sebuah aktivitas direspresentsaikan dengan node yang
dihubungkan dengan satu atau lebih logical
relationships. Hubungan antar node tersebut dibagi menjadi empat bagian : Finish-to-start
(FS), Finish-to-finish(FF), Start-toStart(SS),
Start-to-finish (SF).
Proses
selanjutnya adalah Estimate Activity Resource, adalah proses memperkirakan tipe
dan jumlah dari material, sumber daya manusia, peralatan, atau persediaan yang
dibutuhkan untuk melaksanakan semua aktivitas yang telah didefinisikan. Manfaat
utama dari proses ini adalah mengidentifikasi tipe, jumlah, dan karakteristik
dari sumber daya yang dibutuhkan untuk melengkapi aktivitas, yang dapat
meningkatkan akurasi dari biaya dan durasi yang dperkirakan. The
Estimate Activity Resources process sangat erat kaitannya dengan
proses memperkirikan biaya yang dibutuhkan. Hasil utama yang diperoleh dari
proses ini adalah kebutuhan aktivitas yang telah terdefinisi tipe dan
jumlahnya.
Estimate
Activity Durations adalah proses memperkirakan
jumlah dari periode kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan aktivitas
individual. Perkiraan periode kerja ini akan dikombinasikan dengan perkiraan
penggunaan sumber daya. Tujuan utama dari proses ini adalah menyediakan jumlah
dari waktu yang diperlukan untuk setiap kegiatan yang akan diselesaikan. Hal
ini akan menjadi input utama dalam mengembangkan proses penjadwalan.
Memperkirakan waktu dari kegiatan menggunakan informasi dari lingkup aktivitas
kerja, kebutuhan sumberdaya yang
dibutuhkan, perkiraan jumlah sumber daya, serta kalender sumberdaya.
Develop
schedule adalah proses menganalisis urutan aktivitas,
durasi, kebutuhan sumber daya, dan kendala-kendala yang mungkin muncul dalam
penjadwalan. Analisis ini digunakan untuk membuat model jadwal proyek. Manfaat
utama dari proses ini adalah memasukkan jadwal aktivitas, durasi, sumber daya,
ketersediaan sumber daya, dan hubungan logika kedalam kakas penjadwalan. Kakas
ini nantinya akan menghasilkan model jadwal yang telah direncanakan tanggalnya
untuk menyelesaikan aktivitas proyek.
Setelah
mempunyai rencana penjadwalan, maka langkah selanjutnya adalah mengeksekusi
kegiatan proyek sesuai perencanaan tersebut. Oleh karena itu diperlukan Control
Schedule, yaitu proses mengawasi status dari kegiatan proyek untuk
memperbarui kemajuan proyek dan mengendalikan perubahan yang terjadi dari
jadwal awal untuk mencapai tujuan dari rencana. Manfaat utama dari proses ini
adalah menyediakan sarana untuk mengenali penyimpangan dari rencana dan
mengambil tindakan korektif dan preventif dkemudian meminimkan resiko yang bisa
terjadi.
Bab 7 : Project Cost Management
Project
Cost Management
termasuk proses yang didalamnya terdiri dari proses
merencanakan, memperkirakan, menganggarkan, mendanai, mengelolam dan mengontrol
biaya yang diperlukan sehingga proyek bisa berjalan dengan dana yang sudah
disetujui. Dalam beberapa proyek dalam lingkup yang lebih kecil, memperkirakan
biaya dan menggarkan biaya dapat digabung menjadi satu proses yang bisa
ditangani oleh satu orang dengan periode waktu yang relatif singkat.
Proses
pertama yang harus dilakukan adalah Plan Cost Management,
yaitu proses yang menetapkan kebijakan, prosedur, dan
dokumentasi untuk perencanaan, mengelola, memperluas dan mengelola biaya
proyek. Manfaat utama dari proses ini adalah memberikan panduan dan arahan
bagaimana biaya proyek akan dikelola dalam pengembangan proyek. Keluaran utama
dari proses ini adalah Cost Management Plan, yaitu kompenen dari
perencanaan proyek manajemen yang menjelaskan bagaimana biaya proyek akan
direncanakan, disusun, dan dikontrol. Proses manajemen biaya serta segala
sesuatu yang berhubungan dengannya (terkait kakas dan teknik) terdokumentasikan
dalam Cost Management Plan.
Estimate Costs adalah proses pengembangan
perkiraan dari sumberdaya moneter yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan
proyek. Manfaat utama dari proses ini adalah menentukan jumlah dari biaya yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan. Perkiraan biaya adalah prediksi yang
didasari dari informasi yang diketahui pada suatu titik tertentu. Kegiatan yang
termasuk perkiraan biaya adalah mengidentifikasi dan menyediakan biaya
alternatif untuk memulai dan menyelesaikan proyek. Perkiraan biaya secara umum
dinyatakan dalam satuan mata uang (misalnya dollar, euro, rupiah, yen dll).
Meskipun demikian, dalam beberapa kasus seringkali perkiraan biaya dinyatakan
dalam satuan lainnya.
Proses ketiga yang harus
dilakukan adalah Determine Budget, proses ini merupakan proses yang sangat
penting, karena pada proses ini kita akan menentukan Rencana Anggaran Belanjar
(RAB) dari perkiraan biaya yang telah diperoleh pada proses sebelumnya.
Definisi formal dari kegiatna ini adalah proses menggabungkan estimasi biaya
dari setiap kegiatan individu dan paket-paket kerja untuk menentukan biaya awal
yang telah disahkan. Manfaat utama dari proses ini adalah menentukan biaya awal
yang diperlukan sehingga dapat dimonitor dan dikontrol. Yang termasuk dalam
anggaran proyek adalah semua dana berwenang untuk mengeksekusi proyek. Biaya
dasar (cost baseline) adalah versi
yang telah disetujui dari waktu bertahap anggaran proyek.
Output utama dari proses ini
adalah cost baseline, dimana anggaran proyek ini telah disetujui
secara formal pihak manajemen. Cost
baseline hanya bisa diubah
dengan prosedur perubahan formal dan digunakan sebagai dasar untuk perbandingan
dengan hasil yang aktual. Ini dekembangkan sebagai penjumlahan dari anggaran
yang telah disetujui dari jadwal kegiatan yang berbeda-beda. Gambar dibawah ini
memperlihatkan komponen dari anggaran biaya :
Proses
terakhir dalam manajemen waktu proyek adalah Control Cost, yaitu
proses mengawasi status proyek untk melakukan update terhadap biaya proyek,
sehingga bisa mengelola perubahan pada biaya dasaryang telah disepakati.
Manfaat utama dari proses ini adalah memberikan pengetahuan terhadap variasi
rencana yang dapat dilakukan agar bisa mengambik aksi korektif, dan
meminimalkan resiko yang dapat terjadi dalam proyek.
Memperbarui
anggaran memerlukan pengetahuan mengenai anggaran yang telah dihabiskan sampai
suatu titik tertentu. Setiap perubahan untuk anggaran yang berwenang hanya
dapat disetujui melalui metode Integrated
Change Control Process. Kunci dari pengelolaan biaya yang efektif adalah
manajemen dari biaya dasar yang telah disetujui serta perubahan dari biaya
dasar tersebut. Salah satu tools yang dipakai dalam proses ini adalah Earned
Value Management (EVM), yaitu sebuah metodologi yang mengkombinasikan
lingkup, jadwal dan ukuran sumberdaya untuk mengetahui performa dan progress
dari sebuah proyek.
0 komentar