Sekilas tentang Manajemen Proyek (IV)

Catatan: dokumen ini merupakan rangkuman pribadi (Bab 8  - 10) dari Project Management Body of Knowledge (PMBOK) ketika penulis mengambil mata kuliah Manajemen Proyek -  Institut Teknologi Bandung (semester V,  tahun 2013).

Bab 8 : Project Quality Management
Project Quality Management adalah kumpulan proses dan aktifitas dari kinerja organisasi yang menentukan kebijakan kualitas, tujuan dan tanggung jawab yang sedemikian rupa sehingga proyek akan memenuhi kebutuhan yang telah disepakati. Project quality management menggunakan kebijakan dan prosedur untuk mengimplementasikan, dalam konteks proyek, sistem manajemen kualitas suatu organisasi yang bisa mendukung peningkatan kinerja proyek. Project quality management bekerja untuk memastikan bahwa project requirments, termasuk product requirments bisa dipenuhi dan tervalidasi dengan baik.
Berikut adalah proses-proses yang ada didalam project quality management :
1.     Plan quality management adalah proses mengidentifikasikan kualitas dari suatu kebutuhan dan/atau standar yang harus ditetapkan dalam proyek serta deliverables dari proyek tersebut, serta mendokumentasikan bagaimana proyek akan menentapkan parameter kualitas.
2.     Perform quality assurance adalah proses melakukan audit dari suatu kualitas kebutuhan dan  hasil dari quality control measurements untuk memastikan bahwa pendekatan standar kualitas dan operasional telah didefinisikan dan digunakan dengan baik.
3.     Control quality – adalah proses melakukan pengawasan dan merekam hasil dari proses eksekusi aktifitas kualitas untuk menaksir performa yang telah dilakukan serta merekomendasikan hal-hal yang mungkin dapat berubah.
Project quality management mengalamatkan suatu proses manajemen dari suatu proyek dan deliverables dari suatu proyek. Hal ini terjadi dalam setiap proyek, tanpa memperhatikan hal alami dari deliverables masing-masing proyek tersebut. Pengukuran teknik dan kualitas adalah hal yang spesifik dilakukan tergantung dari deriverables suatu produk yang dihasilkan proyek. Contohnya, project quality management dari sebuah software deliverables menggunakan beragam pendekatan dan pengukuran dengan proyek pembangunan jembatan, proyek pembangunan nuclear power plant dll. Dalam berbagai kasus tersebut, kegagalan dalam memenuhi kualitas requirments bisa mengakibatkan hal yang serius. Salah satunya adalah pandangan negatif dari setiap stakeholder yang terlibat. Menjawab permasalahan tersebut juga akan menimbulkan beberapa dampak, misalkan :
·       Memenuhi kebutuhan kostumer dengan melakukan overworking terhadap tim proyek akan berdampak pada menurunnya keuntungan dan meningkatkan risiko proyek.
·       Memenuhi tujuan proyek schedule dengan proses pengerjaan yang dipercepat akan berdampak pada ketidakmampuan mendeteksi kesalahan, mengurangnya keuntungan dan meningkatkan risiko proyek
Quality dan grade bukanlah konsep yang sama. Kualitas bisa didefinisikan sebagai “derajat terpenuhinya kumpulan dari sifat dasar yang akan memenuhi requirments”. Sedangkan grade adalah sebuah rancangan pengertian dari kategori yang ditujukan kepada product deliverables yang mempunyai kesamaan fungsi tapi mempunyai perbedaan karakteristik secara teknikal. Seorang manajer proyek dan tim manajemen proyek bertanggung jawab untuk mengelola tradeoff yang berhubungan dengan tiga hal : waktu, biaya, dan kualitas. Ketika level kualitas gagal dipenuhi, maka hal tersebut akan selalu menjadi masalah. Namun sebuah level grade yang rendah bisa jadi bukan menjadi hal yang dipermasalahkan, contohnya :
·       Ketika software teridentifikasi memiliki grade yang rendah (salah satunya memiliki fitur yang terbatas) namun memiliki kualitas yang baik (tidak ada bugs, berjalan sesuai rencana)
Tim proyek manajemen harus menentukan taksiran level dari akurasi dan presisi yang digunakan dalam quality management plan. Presisi adalah ukuran dari suatu ketepatan. Contohnya ketika kita menembakkan anak panah ke suatu papan tembak. Ketika semakin mendekati titik tengah, maka semakin presisi pula tembakan yang kita lakukan. Akurasi adalah pengukuran dari suatu ketepatan. Contohnya, ketika kita mengukur nilai dari suatu item yang sangat mirip dengan nilai aslinya, maka semakin mirip karakteristiknya semakin akurat item tersebut. Contoh dua hal yang bisa memiliki karakteristik presisi dan akurasi adalah anak panah yang ditembakkan tepat mendekati target, dan setiap anak panah yang ditembakkan hasilnya berada di aera tesebut.
Beberapa pendekatan dasar yang digunakan dalam quality management adalah costumer satisfication, preventation over inspection, continuous improvment, management responsibility, cost of quality dll.

Bab 9 : Project Human Resource Management
Project human resource management adalah proses mengorganisasikan, mengatur, mengelola serta memimpin tim proyek. Tim proyek adalah gabungan dari orang-orang yang telah dipilih yang akan dibebankan tanggung jawab dan peran untuk menyelesaikan kegiatan proyek. Anggota tim proyek bisa mempunyai kemampuan yang bervariasi, bisa ditugaskan secara full atau part-time, dan bisa direferensikan sebagai staff proyek. Meskipun nantinya akan banyak variasi dari kemampunan dan sikap dari anggota tim proyek, kebersamaan dari setiap anggota tim dalam perencanaan proyek dan pengambilan keputusan adalah hal yang penting. Partisipasi dari setiap anggota tim selama perencanaan akan menambah pengetahuan mereka dalam proses yang dilakukan, serta akan meningkatkan komitmen kedalam pelaksanaan proyek.
Berikut adalah proses-proses yang ada didalam project human resource management :
1.     Plan human resource management  - adalah proses mengidentifikasikan dan mendokumentasikan peran dalam proyek, tanggung jawab, kemampuan yang dibutuhkan, dan membentuk rencana manajemen staff.
2.     Acquire project team – adalah proses melakukan konfirmasi ketersediaan sumber daya manusia dan mendapatkannya guna mencapai tujuan proyek.
3.     Develop project team ­ - adalah proses meningkatkan kompetensi, interaksi antar anggota, serta lingkungan kerja secara keseluruhan untuk meningkatkan performa proyek yang lebih baik.
4.     Manage project team – adalah proses melacak performa dari anggota tim, mendapatkan feedback, menyelesaikan isu yang berkembang, serta mengelola perubahan untuk mengoptimasikan performa proyek.
Dalam proyek, perlu perencanaan untuk mengelola penambahan anggota tim jika diperlukan. Contohnya :
·       Setelah anggota tim awal membuat work breakdown structure (WBS), anggota tambahan bisa dimasukkan kedalam tim.
·       Sebagai anggota tim tambahan, level dari pengetahuan, ketidaktahuan akan detail proyek, bisa menurunkan atau meningkatkan risiko proyek, sehingga diperlukannya kebutuhan untuk melakukan penambahan rencana pengelolaan risiko.
·       Ketika durasi dari aktifitas telah diestimasikan, dianggarkan dan direncanakan, penambahan anggota tim akan menyebabkan perubahan pada banyak komponen.
Tim manajemen proyek adalah sebuah subset dari tim proyek dan bertanggung jawab untuk melakukan manajemen proyek secara optimal serta memimimpin aktifitas proyek seperti planning, executing, monitorin, controlling dan closing. Tim ini dapat menjadi pihak yang memegang kunci, pihak eksekutif atau pimpinan proyek. Untuk proyek yang lebih kecil, tanggung jawab manajemen proyek bisa dibagi kepada beberapa orang, tidak hanya dilakukan oleh manajer proyek. Pihak sponsor proyek yang bekerja dengan tim manajemen proyek, memiliki ruang lingkup kerja seperti project funding, clarifiying scope, monitoring progress, dan influencing stakholders dalam menjalankan organisasi guna mencapai tujuan proyek.
Mengelola dan memimpin tim proyek termasuk kedalam hal dibawah ini, tetapi tidak dibatasi oleh :
·       Influencing the project team. Manajer proyek memiliki keharusan untuk memperhatikan dan mempengaruhi faktor-faktor sumber daya manusia yang bisa memiliki dampak terhadap pelaksanaan proyek. Faktor-faktor ini meliputi lingkungan kerja tim, lokasi geografis dari tim, komunikasi dengan stakeholder, kebijakan internal dan eksternal, isu budaya, keunikan organisasi dan faktor-faktor lainnya.
·       Professional and ethical behavior. Manajemen proyek harus menaruh konsern dan memastikan setiap anggota tim mengikikuti etika dan profesional dalam bekerja.
Salah satu hal yang harus diperhatikan dalam project human resource management adalah manajamen konflik. Konflik membuat suasana dalam lingkungan kerja menjadi tidak nyaman. Sumber dari konflik sendiri bermacam-macam, bisa berasal dari prioritas penjadwalan, gaya bekerja serta ketiadaan sumber daya. Adanya proses manajemen konflik yang benar akan meningkatkan produktifitas dan hubungan kerja yang positif. Ketika melakukan pengelolaan kepatutan dari suatu penyelesaian masalah, berbagai opsi yang muncul bisa mengkatkan kreatifitas dan menentukan pengambilan keputusan yang lebih baik.

Bab 10 : Project Communication Management
Project communication management merupakan proses yang dibutuhkan untuk memastikan dan menyesuaikan kondisi waktu pada proses planning, collection, creation, distribution, storage, retrieval, management, control, monitoring, dan the ultimate disposition dari sebuah informasi proyek. Manajer proyek menghabiskan hampir dari seluruh waktunya untuk berkomunikasi dengan anggota tim serta seluruh stakeholder dari proyek, termasuk pihak internal dan eksternal dari perusahaan. Komunikasi yang efektif akan membuat hubungan antar stakeholder yang terlibat yang memiliki budaya serta latar belakang organisasi yang berbeda beda. Perbedaan lainnya yang bisa diatasi adalah perbedaan kemampuan teknis, perbedaan pandangan dan keinginan.
Berikut adalah proses-proses yang ada didalam project communication management :
1.     Plan communication management –­ proses dari mengembangkan dan memastikan mendekatan yang digunakan pada perencanaan komunikasi proyek telah berdasarkan informasi kebutuhan dari stakeholder, serta kesesuaian dengan aset organisasi.
2.     Manage communications – proses dari membuat, mengoleksi, mendistribusikan dan mengambil informasi proyek dalam kesesuaian dalam rencana manajemen komunikasi.
3.     Control communication proses melakukan pengawasan dan mengontrol komunikasi sepanjang keberjalanan proyek life cycle untuk memastikan kebutuhan informasi dari proyek stakeholder terpenuhi.
Aktifitas komunikasi termasuk kedalam ketegoti dibawah ini :
·       Internal (pengembang proyek) dan eksternal (kostumer, vendor, proyek lain, organisasi dll.)
·       Formal (laporan, briefings) dan informal (emails, memos, ad-hoc discussions)
·       Vertical (up and down the organization) dan horizontal (with peers)
·       Official (newsletters, annual report) dan unofficial (off the record communications)
·       Written dan oral, dan verbal (voice inflections) dan nonverbal (body language).
Kemampuan komunikasi yang dibutuhkan dalam manajemen proyek adalah sebagai berikut :
·       Mendengarkan dengan aktif dan efektif
·       Bertanya dan mengembangkan ide agar pemahaman mengenai masalah menjadi bertambah
·       Memfasilitasi anggota tim agar bisa berkomunikasi dengan efektif 
Pada tahap plan communication management, manfaat utamanya adalah mengidentifikasi dan mendokumentasikan pendekatan untuk berkomunikasi yang paling efektif dan efisien dengan para pemangku kepentingan. Pada tahap ini, hal yang harus diperhatikan terdapat pada salah satu tools, yaitu communication models. Model komunikasi ini menfasilitasi pertukaran data yang terjadi selama proses komunikasi berlangsung. Hal-hal yang terdapat dalam tools ini adalah encode, transmit message, decode, acknowledge, dan feedback/respone.
Tahap selanjutnya, manage communication, memiliki tujuan utama yaitu memmungkinkan komunikasi yang efektif dan efisien diantara stakeholder yang terlibat. Salah satu output yang harus diperhatikan dalam tahap ini adalah melakukan update terhadap issue log, project schedule dan project funding requirments.
Sedangkan pada tahap terakhir, yaitu control comunication, memiliki tujuan utama memastika aliran informasi yang optimal antara semua pihak yang berpartisipasi setiap dalam waktunya.

You May Also Like

0 komentar