Sekilas tentang Manajemen Proyek (V)

Catatan: dokumen ini merupakan rangkuman pribadi (Bab 13) dari Project Management Body of Knowledge (PMBOK) ketika penulis mengambil mata kuliah Manajemen Proyek -  Institut Teknologi Bandung (semester V,  tahun 2013).

Bab 13 : Project Stakeholder Management

Project stakeholder management merupakan proses yang dibutuhkan untuk mengindentifikasikan orang-orang, kelompok atau organisasi yang akan memberikan impact atau akan terkena dampak dari pelaksanaan proyek, kemudian untuk menganalisa ekspektasi stakeholder dan dampak yang ditimbulkannya dalam proyek, serta untuk mengembangkan strategi manajemen yang sesuai untuk melibatkan para pemangku kepentingan dalam pengambilan keputusan dan pelaksanaan proyek secara efektif.

Manajemen stakeholder juga berfokus dalam komunikasi kontinu dengan stakeholder  untuk memenuhi kebutuhan serta ekspektasi mereka, menangani isu-isu yang terjadi, mengelola konflik kepentingan dan mendorong keterlibatan pemangku kepentingan yang tepat dalam pengambilan keputusan dan kegiatan proyek. Kepuasan stakeholder harus menjadi tujuan kunci dari pelaksanaan proyek.

Berikut adalah proses-proses yang ada didalam project stakholder management :

1.  Identify Stakeholders – Proses mengidentifikasikan orang-orang, kelompok, organisasi yang bisa berdampak atau terkena dampak dari keputusan, aktifitas, atau hasil dari proyek. Selain itu pada fase ini terdapat bagian menganalisis dan mendokumentasikan informasi yang relevan mengenai kepentingan stakeholder, serta mendefinisikan keterlibatan, ketergantungan, pengaruh, dan dampak potensial terhadap keberhasilan proyek.

2.   Plan Stakeholder Management – Proses mengembangkan strategi manajemen yang tepat untuk melibatkan para pemangku kepentingan di seluruh siklus hidup proyek secara efektif, didasarkan pada analisis kebutuhan, minat, dan potensi dampaknya bagi keberhasilan proyek.

3.  Manage Stakholder Engagement - Proses berkomunikasi dan bekerja sama dengan para pemangku kepentingan untuk memenuhi kebutuhan atau harapan mereka, menanggapi isu-isu yang terjadi pada stakeholder, dan mendorong keterlibatan pemangku kepentingan yang tepat dalam kegiatan proyek sepanjang siklus hidup proyek.

4.  Control Stakeholder Enngagement – Proses memonitor keseluruhan hubungan antara stakeholder dan menyususun strategi dan rencana untuk melibatkan stakeholder dalam proses pelaksanaan proyek.

Setiap proyek akan melibatkan stakeholder yang akan memberikan dampak atau terkena dampak dari proyek dalam hal yang positif maupun negatif. Pada suatu kondisi, akan ada stakeholder yang memiliki kekuasaan yang terbatas untuk mempengaruhi proyek. Namun dilain pihak, akan ada stakeholder yang mempunyai pengaruh besar terhadap keberjalanan proyek, stakeholder ini akan memberikan kriteria terhadap output dari suatu proyek. kemampuan manajer proyek untuk mengidentifikasi dan mengontrol stakeholder akan memicu keberhasilan atau kegagalan dari suatu proyek.

Manfaat utama dalam proses identify stakeholder adalah memungkinkan manajer proyek untuk mengidentifikasi fokus yang tepat untuk masing-masing dan kelompok stakeholder yang terlibat. Salah satu hal yang penting dalam menentukan keberhasilan proyek adalah berhasil mengidentifikasi stakeholder pada fase awal proyek. Manajer proyek harus mampu menganalisis tingkat minat, harapan, serta pengaruh dari stakeholder. Penilaian awal ini harus ditinjau ulang dan diperbaharui secara teratur.

            Manfaat utama dalam proses manage stakeholder engagement adalah timbulnya kesempatan bagi manajer proyek untuk meningkatkan dukungan dan meminimalkan resistensi dari para stakeholder, serta mengambil kesempatan secara signifikan sehingga meningkatkan kemungkinan untuk mencapai keberhasilan proyek. Aktifitas yang terdapat dalam tahap ini adalah sebagai berikut :

·       Melibatkan stakeholder pada tahapan proyek yang tepat untuk mendapatkan atau menegaskan komitmen mereka

·       Mengelola harapan stakeholder melalui negosiasai dan komunikasi, serta memastikan tujuan proyek yang ingin dicapai

·       Mendefinisikan masalah potensial yang belum pernah terjadi dengan melakukan diskusi bersama stakeholder

Proses selanjutnya adalah control stakeholder engangement, manfaat utama dari proses ini adalah mempertahankan dan meningkatkan efisiensi dan efektivitas kegiatan keterlibatan stakeholder sebagai pengembang proyek dan perubahan lingkungan kerja yang dihadapi. Salah satu input yang perlu diperhatikan adalah work performace data, yaitu sebuah hasil dari pengamatan dan pengukuran primer yang dilakukan selama pekerjaan proyek. dari hasil ini dapat diketahui keterlibatan stakeholder dalam keberjalanan proyek.