Sekilas tentang Manajemen Proyek (V)
Catatan: dokumen ini merupakan rangkuman pribadi (Bab 13) dari Project Management Body of Knowledge (PMBOK) ketika penulis mengambil mata kuliah Manajemen Proyek - Institut Teknologi Bandung (semester V, tahun 2013).
Bab 13 : Project Stakeholder Management
Project stakeholder
management merupakan proses yang dibutuhkan untuk
mengindentifikasikan orang-orang, kelompok atau organisasi yang akan memberikan
impact atau akan terkena dampak dari
pelaksanaan proyek, kemudian untuk menganalisa ekspektasi stakeholder dan dampak yang ditimbulkannya dalam proyek, serta
untuk mengembangkan strategi manajemen yang sesuai untuk melibatkan
para pemangku kepentingan dalam pengambilan keputusan
dan pelaksanaan proyek secara efektif.
Manajemen stakeholder
juga berfokus dalam komunikasi kontinu dengan stakeholder untuk
memenuhi kebutuhan serta ekspektasi mereka, menangani isu-isu yang terjadi, mengelola konflik
kepentingan dan mendorong keterlibatan pemangku kepentingan yang tepat dalam
pengambilan keputusan dan kegiatan proyek. Kepuasan stakeholder harus menjadi tujuan kunci dari pelaksanaan proyek.
Berikut
adalah proses-proses yang ada didalam project
stakholder management :
1. Identify Stakeholders –
Proses mengidentifikasikan orang-orang, kelompok, organisasi yang bisa
berdampak atau terkena dampak dari keputusan, aktifitas, atau hasil dari
proyek. Selain itu pada fase ini terdapat bagian menganalisis
dan mendokumentasikan informasi
yang relevan mengenai kepentingan stakeholder, serta mendefinisikan keterlibatan, ketergantungan, pengaruh, dan dampak potensial terhadap keberhasilan proyek.
2. Plan
Stakeholder Management – Proses mengembangkan
strategi manajemen yang tepat untuk melibatkan para pemangku kepentingan di seluruh siklus hidup proyek secara efektif, didasarkan pada analisis kebutuhan, minat, dan potensi dampaknya bagi keberhasilan proyek.
3. Manage Stakholder
Engagement - Proses berkomunikasi dan bekerja
sama dengan para pemangku kepentingan untuk memenuhi kebutuhan atau harapan
mereka, menanggapi isu-isu yang terjadi pada stakeholder, dan mendorong keterlibatan pemangku kepentingan yang
tepat dalam kegiatan proyek sepanjang siklus hidup proyek.
4. Control Stakeholder
Enngagement – Proses memonitor keseluruhan
hubungan antara stakeholder dan
menyususun strategi dan rencana untuk melibatkan stakeholder dalam proses pelaksanaan proyek.
Setiap
proyek akan melibatkan stakeholder
yang akan memberikan dampak atau terkena dampak dari proyek dalam hal yang
positif maupun negatif. Pada suatu kondisi, akan ada stakeholder yang memiliki kekuasaan yang terbatas untuk
mempengaruhi proyek. Namun dilain pihak, akan ada stakeholder yang mempunyai
pengaruh besar terhadap keberjalanan proyek, stakeholder ini akan memberikan kriteria terhadap output dari suatu
proyek. kemampuan manajer proyek untuk mengidentifikasi dan mengontrol stakeholder akan memicu keberhasilan
atau kegagalan dari suatu proyek.
Manfaat
utama dalam proses identify stakeholder adalah
memungkinkan manajer proyek untuk mengidentifikasi fokus yang tepat untuk
masing-masing dan kelompok stakeholder
yang terlibat. Salah satu hal yang penting dalam menentukan keberhasilan proyek
adalah berhasil mengidentifikasi stakeholder
pada fase awal proyek. Manajer proyek harus mampu menganalisis tingkat
minat, harapan, serta pengaruh dari stakeholder.
Penilaian awal ini harus ditinjau ulang dan diperbaharui secara teratur.
Manfaat utama dalam proses manage stakeholder engagement adalah
timbulnya kesempatan bagi manajer proyek untuk meningkatkan dukungan dan
meminimalkan resistensi dari para stakeholder, serta mengambil kesempatan
secara signifikan sehingga meningkatkan kemungkinan untuk mencapai keberhasilan
proyek. Aktifitas yang terdapat dalam tahap ini adalah sebagai berikut :
· Melibatkan
stakeholder pada tahapan proyek yang
tepat untuk mendapatkan atau menegaskan komitmen mereka
· Mengelola
harapan stakeholder melalui
negosiasai dan komunikasi, serta memastikan tujuan proyek yang ingin dicapai
· Mendefinisikan
masalah potensial yang belum pernah terjadi dengan melakukan diskusi bersama stakeholder
Proses
selanjutnya adalah control stakeholder engangement,
manfaat utama dari proses ini adalah mempertahankan dan meningkatkan
efisiensi dan efektivitas kegiatan keterlibatan stakeholder sebagai pengembang proyek dan perubahan lingkungan
kerja yang dihadapi. Salah satu input yang perlu diperhatikan adalah work performace data, yaitu sebuah hasil
dari pengamatan dan pengukuran primer yang dilakukan selama pekerjaan proyek.
dari hasil ini dapat diketahui keterlibatan stakeholder
dalam keberjalanan proyek.
0 komentar